説明会

利用の流れ

質の高い講演会を開くためには、前もってしっかり計画を立てておく必要があります。これを怠ると、万が一のトラブルに対応できなくなったり、イメージ通りに講演が進まなくなったりする恐れがあります。
そうならないよう、依頼した業者とは密に連絡を取り合っておきましょう。そこで、講演依頼をする際に利用する専門業者の「サービスの流れ」について簡単に説明していきます。
まず最初に行うのは、業者への相談です。業者によって依頼できる講師は異なるため、どの講師を自社の講演に起用したいのかを選びます。場合や都合によっては選べない可能性もあるかもしれないので、なるべく早い段階で依頼・相談しておくとよいでしょう。
また講演を開きたい日時や会場などをしっかり伝えておくだけでなく、予算もあらかじめ決めておくことが大切です。
相手はプロの業者なので、遠慮せずに要望を伝えることが重要です。すると、それに合わせて最も適した講師を選出してもらうことが可能です。そしてこのときに、スケジュールの調整や様々なものの手配などを行います。
すべて決まったら、講演会の準備に取り掛かります。講演をするにあたって、マイクやスクリーンなど様々な機材が必要不可欠です。また食事なども用意しておく必要があるなら、しっかり計画を立てておく必要があります。
そして当日はすぐ本番に臨むわけではなく、最終的なリハーサルや打ち合わせをします。当日は忙しくなるので、少しでも余裕を持って進められるように事前の準備が大切なのです。
これが専門業者に依頼する際の流れですが、その後のフォローについてもすべて業者に任せることができます。講師へ送るお礼状などは、すべて依頼した業者が請け負ってくれます。
ひと通り、業者に講演依頼する際の流れについて紹介しましたが、これは業者によりけりです。そのため、実際に講演依頼をした業者への確認が必須ということを覚えておきましょう。